Videopõhine onboarding ehk kuidas luua usaldust uue töötajaga
Millega tegeleb Sirli Spelman ja finantsidu Modularbank? Millal peaks üks ettevõte oma väärtusi kaardistama hakkama? Kuidas luua uue töötajaga usaldust ning milline näeb välja üks videopõhine sisseelamisprogramm? Seda kõike saad kuulata TalentHubi 28. podcast’is.
Sirli teekond värbajast personalijuhi rolli
Oma personalitöö karjääri alustas Sirli Talentoris, kus töötas esimesed kolm pool aastat värbajana. “Mingil hetkel hakkas mind aga huvitama, mis nendest värvatud inimestest lõpuks saab,” mainib Sirli. Olles motiveeritud nägema asju teistsuguse nurga alt, suundus Sirli edasi ettevõttesse Icefire personalijuhi rolli. “Algul ma kõhklesin nii vastutusrikast rolli vastu võtma, kuna arvasin, et ma ei suuda pelgalt oma värbamise kogemusega inimestele sellist väärtust luua, mida soovin.”
Vaatamata oma esialgsetele kahtlustele, on tänaseks Sirli juhtinud personalitiime juba mitmes ettevõttes. Täna naudib Sirli seda tööd Modularbankis, kus on tema eesmärgiks edukalt üles ehitada people operations osakond.
Millega tegeleb Modularbank?
Olgugi et nimest võib nii välja lugeda, pole Modularbanki puhul tegemist siiski pangaga. Sirli sõnul on Modularbank hoopis finantsidu, mis on oma klientidele tehnoloogiline partner. “Meie lahendus on moodulitest koosnev. See tähendab, et sinul on kliendina võimalik valida meie käest sobivad moodulid ning seejärel panna kokku vastavalt enda vajadustele süsteem.”
Täna koosneb Modularbanki kliendibaas peamiselt kahte tüüpi ettevõtetest: firmad, kes soovivad enda süsteemi integreerida üksikuid mooduleid; ja teiseks, need firmad, kes soovivad Modularbanki kasutades üles ehitada tervelt uue tarkvaralise lahenduse.
Sirli sõnul lisandub vaikselt juurde ka kolmandat tüüpi kliente – industry verticals. Tegemist on ettevõtetega, kes oma põhiteenuse kõrvalt soovivad pakkuda ka finantsilist lahendust. Selleks võivad näiteks olla automüüjad, kes soovivad pakkuda ka liisingut.
“Meie platvorm on väga lihtne ja paindlik. Üldlevinud teadmine on, et pangasüsteemid on suured ja keerulised masinavärgid. Meie tahame seda arvamust oma lahendusega muuta,” lisab Sirli.
Kas ettevõtte väärtuste kaardistamine on vajalik?
Vaatamata sellele, et Modularbankis töötab täna juba üle viiekümne inimese, pole Sirli sõnul nad oma väärtusi siiamaani ära defineerinud. “Me pole selleks veel teinud ühtegi töötuba. Pigem on see tulnud orgaaniliselt, et meie töötajad ja ettevõtte asutajad jagavad sarnaseid väärtusi.”
“Usun, et mingi perioodini on võimalik niiviisi toimetada, et sul pole kindlaid väärtusi seinal,” sõnab Sirli. Siiamaani oleme uurinud ning aru saanud, et meie töötajaid ühendab nn kolm P-d – performance, people ja product.”
Küll aga mainib Sirli, et kiirel kasvu perioodil on oluline, et töötajad oleksid ühel meelel. Selleks on nad tiimiga ehitamas sellist asja nagu cultural handbook. “Olgugi et me ei ole siiani teinud väärtuste töötube, on vaja, et me kõik teaksime, millisel viisil me erinevaid olukordi lahendame ning kuidas me igapäevaselt toimetame.” Selleks lõimegi sellise käsiraamatu, kus on rohkem informatsiooni meie ettevõtte kultuuri kohta. Hetkel on see pigem suunatud uutele töötajatele, kes saavad sealt meie kohta lugeda ning selle juurde vajadusel hiljem tagasi pöörduda.”
“See on selline ettevõttega koos kasvav dokument, mida me järjest täiendame vastavalt vajadusele,” sõnab Sirli.
Milline näeb välja sisseelamisprogramm Modularbankis?
Sirli sõnul on Modularbanki sisseelamisprogrammi eesmärk võimalikult mitmekülgselt toetada uut töötajat rolli, ettevõttesse ja tiimi sisseelamisel. “Soovime, et uuele töötajale saabuks esimene töövõidu kogemus võimalikult kiiresti.” Kindlasti on ka vaja, et sellel uuel töötajal oleks olemas vajalikud kontaktid ja ligipääsud tööriistadele, et ta saaks oma tööd hästi teha.
“Meie sisseelamisprogramm kestab kuni katseaja lõpuni ehk umbes 4 kuud. Selle aja sisse on mahutatud erinevad ülesanded. Programm algab töötaja jaoks juba enne esimest tööpäeva, kui me anname talle ligipääsu BambooHR-i, kuhu me oleme terve onboarding protsessi üles ehitanud. Sinna saab töötaja lisada juba endast pildi ja kontaktinfo ning tutvuda süsteemi endaga. Lisaks kutsutakse uut töötajat vastama mõnele töövälisele küsimusele, mis teda paremini tutvustaks ja iseloomustaks.”
“Esimeseks tööpäevaks oleme uuele töötajale sättinud mõned lihtsad ülesanded. Need võivad olla näiteks tulumaksuvaba avalduse esitamine raamatupidajale või näiteks mentoriga kohtumine.” Need ülesanded peaksid olema jõukohased kogu selle infokülluse taustal, mis uuel töötajal on.
Üldiselt on esimestel kuudel uue töötaja ülesandeks õppida ettevõtte ja oma rolli kohta. Selleks on Modularbank loonud enda Google Drive’i sellise keskkonna nagu Modularbank Academy, kus on sisseelamisperioodiks olemas erinevad lugemis- ning videomaterjalid. Seda on uutel töötajatel hea kasutada selleks, et aru saada, kuidas ettevõte toimib, milline on meie toode, missuguseid dokumente kasutatakse jne.
Siinkohal mainib Sirli, et nad panevad iga uue töötaja jaoks kokku visuaalse teekonna esimesteks kuudeks. See on uuele töötajale personaliseeritud PDF fail, kus on toodud välja nii üldist infot ettevõtte kohta, kui ka tiimi ja rolli spetsiifilisi õppematerjale. “Selles failis on palju linke, mis viitavad meie videomaterjalidele Google Drives,” sõnab Sirli.
Sellist videopõhist sisseelamisprogrammi tehes on oluline Sirli sõnul kõigepealt mõelda, kes neid videoid vaatab. “Meie tegime alguses ühe üldisema video, mis oli suunatud kõikidele uutele tulijatele, olenemata rollist. Nüüd aga tuleb mõelda, kuidas me saame erinevates rollides olevatele inimestele just nende jaoks olulist infot pakkuda.”
Üldiselt on saanud Modularbank oma töötajatelt positiivset tagasisidet sisseelamisprogrammi kohta. Selline videopõhine onboarding teeb uuele töötajale lihtsaks ettevõtet kogeda ajal, mil inimesed on valdavalt kaugtööl ning üksteist igapäevaselt ei nähta. Lisaks on alati võimalik videote ja õppematerjalide juurde tagasi pöörduda, kui midagi läheb meelest.
Meist
TalentHub on värbamisagentuur, mille asutajateks on pikaajalise inhouse-kogemusega personalieksperdid Reet Kaurit ja Käthe-Riin Tull. Olles oma klientidele partneriks erinevates personaliküsimustes, on TalentHubi lähenemine värbamisele keskendunud läbipaistvusele ning andmetepõhisusele. Oma podcastidega soovime värbamis- ning personalitööga seotud teadmisi ka laiemalt jagada.