Milline näeb välja kontoritiimi roll koroonakriisi ajal?

Millega tegeleb Wise´i regionaalne kontoritiimi juht Ann Anton? Milline näeb välja kontoritiimi roll koroonakriisi ajal? Kuidas käis kodukontorisse üleminek Wise’is? Milline näeb välja üks virtuaalne sisseelamisprogramm? Seda kõike saad kuulata TalentHubi 26. podcast’is.

Millega tegeleb Ann Anton?

Oma elust kakskümmend esimest aastat tegeles Ann spordiga. “Olin ilu- ja rühmvõimleja kuni keskkoolini, mil põlvevigastused minu sportlaskarjääri lõpetasid.” 

“Ülikoolis õppisin füsioteraapiat, olgugi et ma pole sellel ametikohal päevagi töötanud.” Enim meeldis mulle spordi organisatoorne pool – töötasin seitse aastat Põhja-Eesti suurimas võimlemisklubis Piruett, kus korraldasin võistlusi, üritusi ning reise. Ühel hetkel aga tundsin, et minu lagi selles valdkonnas on saavutatud.”

Oma teekonda Wise’is alustas Ann Tallinna kontori büroojuhina. Tänaseks on Ann Wise´i regionaalne kontoritiimi juht. 

Mis on tänapäeva kontoritiimi roll?

Ann mainib, et kahjuks on ka tänapäeval levinud müüt, et kontoritiim hoolitseb pelgalt selle eest, et töötajatel oleks olemas kohv ja tee ning et neil oleks midagi ettevõttega seonduvat selga panna.

Reaalsuses on aga kontoritiimi roll midagi palju enamat. “Meie ülesandeks on hea töömeeleolu loomine. Hoolitseme selle eest, et meie ettevõttes oleksid ägedad üritused, kui ka selle eest, et meie köökides oleksid alati olemas kommid, koogid, motiveerivad sildid jne. Meie ülesandeks on luua koht, kuhu inimesed tahavad tulla,” mainib Ann.  

Kuidas on kontoritiimi roll pandeemia ajal muutunud?

Kuna valdav osa inimestest töötab täna kodukontoris, siis on see avaldanud ka suurt mõju kontoritiimide rollile. “Ma ei usu, et me kunagi naaseme igapäevase kontoritöö juurde tagasi. Hübriidtöö on siin, et jääda. Inimesed tahavad paindlikkust – nad tahavad olla vahepeal kodus, vahepeal kontoris. See maailm, kus me praegu elame, ongi uus normaalsus,” sõnab Ann.

Selleks, et ühist töömeeleolu luua ka distantsilt, on Wise intensiivsemalt kasutusele võtnud platvormid nagu näiteks Slack, Confluence, kui ka erinevad Google’i tooted. “Nende kasutamine on kindlasti muutunud efektiivsemaks,” mainib Ann.

“Ka sündmuste korraldamine on muutunud virtuaalseks. Siinkohal on oluline mõelda, kuidas muuta üks virtuaalne sündmus, kus inimesed veedavad tunde Zoomis, kaasahaaravaks. Milliseid taustapilte ja sticker’eid kasutada; kuidas kasutada chat’i – kõik see mängib olulist rolli inimeste tähelepanu haaramisel,” sõnab Ann.

Ann soovitab korraldada tiimisiseseid mänge, sealhulgas joonistamisi, viktoriine jne. “Tuleb mõelda kastist välja ja teha asju, mis inimesi ühendaksid.” Näiteks toob Ann veel välja Wise´i Londoni kontori, kus inimesed kogunevad iga reede virtuaalsesse pubisse, et koos lobiseda. 

Koos töötamiseks soovitab Ann veel kasutada sellist platvormi nagu Miro, kus on visuaalselt võimalik tiimiga informatsiooni jagada.

Ühine kommuun

Koroonakriisi alguses lõi Ann ka oma kolleegi Elise Pärnametsaga ühise kommuuni, mis ühendab kontoritiime, büroojuhte, sekretäre, assistente ja teisi personaliinimesi. “Inimesed saavad siin grupis küsida küsimusi, jagada kogemusi, kontakte ning käia ka üksteise kontorites külas.”

“Kohtume kommuuniga kord kuus virtuaalsel kohvihommikul. Kui avaneb võimalus uuesti üksteisel külas käia, siis külastame kord kuus ka ühte kontorit.” 

Lisaks LinkedIn grupile ühendab kommuuni ka Slacki grupp, kus saab operatiivselt küsida küsimusi ja jagada mõtteid. “Suhtlus on siin üsnagi aktiivne, me räägime erinevatel teemadel, alates riskianalüüsist kuni t-särkide tellimiseni välja.” 

“Me võtame kõik uued liikmed vastu – meiega liitudes saadame sulle kutse Slacki kanalisse ning ka ühistele kohvihommikutele,” lisab Ann.

Kuidas käis kodukontori peale üleminek Wise’is?

Wise’il on 14 kontorit üle maailma, millest kõige suuremad asuvad Tallinnas, Londonis, Budapestis ja Tampas. Kui küsida, kuidas käis ettevõttes üleminek kodukontori peale, mainib Ann, et neile oli eeskujuks Inglismaa valitsuselt tulnud põhjalik info, mis täpsustas, kuidas kontoris töötavad ettevõtted peaksid eriolukorra ajal käituma. “Seda infot oli väga lihtne üle võtta ja mugandada vastavalt kohalikele seadustele,” sõnab Ann. “Koroonakriisi alguses kohtusime kontoritiimidega iga päev, et kehtivad piirangud läbi rääkida ja arutada, kuidas asju paremini teha.”

“Järjest rohkem hakkasime mõtlema ka sellele, kuidas saaksime kodust töötavatele inimestele pakkuda samasugust elamust ja turvalisust kui kontoris. Selleks andsime töötajatele võimaluse osta endale vajalikke tarbeid kodust edukalt toimetamiseks.”

“Mida aeg edasi, seda rohkem mõistsime ka töötajate vaimse tervise toetamise olulisust. Panime kokku infolehe, tuues välja, kuidas saaks inimene kodukontorist töötades oma vaimse tervise eest hoolt kanda. Näiteks kasutasime Slacki automaatsõnumeid, et innustada oma töötajaid päeva vältel liikuma. Lisaks jagasime veel näpunäiteid lapsevanematele, kuidas nad saaksid muuta oma kodust keskkonda toimivamaks.” 

Milline on Wise’i virtuaalne sisseelamisprogramm?

Juba aasta aega on Wise’is toimunud onboarding ehk uue töötaja sisseelamisprogramm virtuaalselt. Programmi esimesed kaks päeva on iga äsja liitunud töötaja jaoks sama. Selle aja jooksul räägitakse ettevõtte väärtustest, ajaloost, erinevatest tiimidest ja kuidas nad töötavad. 

Pärast esimest kahte päeva jätkub onboarding juba oma tiimiga. Selle käigus arutatakse läbi uue töötaja töö sisu ning jagatakse omapoolseid näpunäiteid. 

“Need tegevused, mis me sisseelamisprogrammi jooksul teeme, on väga kaasahaaravad,” mainib Ann. Näiteks tehakse uue töötaja kohta kaheleheline kokkuvõte, kus on kirjas tema hobid, mis talle meeldib, mida temalt õppida võiks ning mida ta teistelt õppida tahaks. Selline tutvustus aitab kogu tiimil koheselt uut töötajat tundma õppida.

Meist

TalentHub on värbamisagentuur, mille asutajateks on pikaajalise inhouse-kogemusega personalieksperdid Reet Kaurit ja Käthe-Riin Tull. Olles oma klientidele partneriks erinevates personaliküsimustes, on TalenHubi lähenemine värbamisele keskendunud läbipaistvusele ning andmetepõhisusele. Oma podcastidega soovime värbamis- ning personalitööga seotud teadmisi ka laiemalt jagada.

Kuula SIIT meie eelmist podcast´i BrainBase´i kaasasutaja Karl Johan Vallneriga.