Koroonakriisiks ettevalmistus ja toimetulek Omniva moodi

Kuidas toimub Omnivas personalitöö korraldus ja juhtimine? Millised olid Omniva koroonakriisiks ettevalmistumise sammud ja kuidas neid läbi viidi? Kuidas toetati kriisi ajal töötajaid ning milliseid uudseid lahendusi ellu viidi? TalentHub’i 13. podcasti külalisteks on pikaajalise pangandus- ja lennundusvaldkonna personalikogemusega Omniva personali- ja tugiteenuste valdkonnajuht Signe Vaks-Saareoja.

Politseiuurijast pangandusse ja lennundusse 

Kui Signe väike oli – ja see oli veel ENSV ajal – unistas ta saada miilitsaks. See unistus täitus 1992. aastal ja juba iseseisvunud Eestis, kui Signe Eesti Politseisse tööle asus ning Võru ja Haapsalu  prefektuuris kolm aastat kriminaaluurija ametit pidas. Personalivaldkonda sattus Signe juhuslikult – noore uurijana nägi töökuulutust, kus tolleaegne Tallinna Pank otsis personalispetsialisti, kes töölepinguid ja teisi dokumente vormistaks.

Edasi kulges Signe karjäär personalivaldkonnas peamiselt pangandus- ja lennundussektori vahel. Panganduses sai Signe erinevaid personalitöö valdkondi proovida, ta oli personalipartner, värbamiskeskuse juht, arendus- ja värbamiskeskuse juht Hansa pangas  ja Swedbankis. Estonian Air’is võttis Signe kanda personalijuhtimise tervikvastutus. Omnivas on Signe 2020 aasta mai seisuga olnud umbes-täpselt aasta.

Kõige olulisem on mõista äri

Omnivas ei juhi Signe mitte ainult personaliosakonda, vaid ka tugiteenuseid: “Minu juhtimise alla kuulub siis lisaks personalitiimile, mis koosneb personalijuhtidest ja personalipartneritest ning kolmest personali kompetentsikeskusest ( töösuhted, arendus ja värbamine) ka kantselei, haldus, füüsiline turvalisus ja juristid. Meeskonna suuruseks kokku on natuke üle 40 inimese.”

Üheks olulisemaks põhimõtteks, millest Signe oma tööd tehes lähtub, on äri tundmise vajalikkus. “Personalijuht ei saa olla lihtsalt iseenesest, vaid selleks, et oma tööd hästi teha ning ettevõtet eesmärkide äratoomisel toetada, on vaja mõista ettevõtte äri sisu, kuhu ettevõte liigub, kuhu ärijuhid oma äri suunavad, aga ka seda, kuidas töötajad äri mõjutavad. Samuti kulude ja tulude mõistmine – ilma neist ülevaadet omamata ei saa nõustada juhte ning joondada personaliprotsesse nii, et need toetaks äri.”

Kriisiga aitas toime tulla vedamine ja ettevalmistus

Signe esimese tööaasta sisse jäi ka koroonakriis, milleks ettevalmistumist Signe juhtis. Kuidas see käis?: “Alustada tuleb tegelikult eelmise aasta lõpust, kus igasugusest kriisist midagi teadmata me lõime töötervishoiu juhi ametikoha eesmärgiga keskenduda tõsiselt kahele teemale – gripiperiood ning tööõnnetused. Et hooajaliste viiruste levikut tõkestada, panime käima jaanuarikuu alguses kätepesu kampaania – kusjuures mõned personalijuhid, kes sellest tookord meie suurest kampaaniast kuulsid, pidasid seda titekaks ideeks – et mis mõttes te õpetate täiskasvanud inimestele kuidas käsi pesta.”

Signe sõnab, et Omniva eelis koroonakriisi ees oli kahes asjas: “Meil oli spetsiaalne inimene, kes kriisiga tegelemist töötervishoiu võtmes juhtis ning me olime juba ära teinud isiklikku hügieeni osas teavitustöö. Kuid sinnapaika asi ei jäänud, vaid me moodustasime ka kriisikomisjoni. Kui enamik ettevõtteid hakkas tõsisemalt kriisiplaane tegema siis, kui Kristiine koolis positiivne haigusjuhtum diagnoositi, siis meil oli selleks hetkeks kriisiplaan valmis.”

Signe sõnul osalesid kriisiplaani kokkupanemisel kõikide äri- ja tugiüksuste juhid: “Eesmärk oli mõelda läbi, et kui viirus jõuab Eestisse ja levib, siis kuidas me tagame oma tegevuse jätkusuutlikkuse olukorras, kus meil võib olla palju inimesi haiguse tõttu töölt eemal. Defineerisime ärikriitilised ametikohad ja leppisime kokku selle kuidas neid kaitsta. Teine asi, millele me keskendusime, oli see, et kuidas teenuste osutamisega kriisiolukorras jätkata nii, et see oleks ohutu töötajatele ja klientidele.”

Väljakutsed loovad uusi võimalusi 

Signe lausub, et kuigi kogu see kriis on olnud keeruline, on see andnud samas ka võimaluse uusi asju proovida: “Kuna kaubanduskeskuste sulgemisega sulgusid ka sealsed postkontorid ja tõusis pakisaatmiste maht, piloteerisime näiteks koos Boltiga postkontorist paki kojusaatmise teenuse. Samuti lõime võimaluse postkontorist pakk automaati ümber suunata. Mis puutub näiteks kodust töötamist, siis näiteks juhid suhtuvad sellesse positiivsemalt kui varem.”

Kui aga rääkida sellest keerulisest poolest, siis palju on pidanud panema rõhku turvatunde loomisele ja töötajatele selgete ja lihtsasti järgitavate juhendite väljatöötamisele: “Ärevus oli eriti suur siis, kui eriolukord välja kuulutati. Lisaks on meil ju töötajad ka Saaremaal ja Võrus  kus viiruse levik oli eriti intensiivne. Meie lahenduskäik oli selline: töötasime välja selged juhendid kuidas töötajad käituma peavad, andsime töötajatele isikukaitsevahendid ja õpetasime neid kasutama, võtsime appi psühholoogi, kelle poole iga meie töötaja saab anonüümselt pöörduda”

Ja tundub, et neist meetoditest oli ka abi: “Viisime siin hiljuti just läbi paar gallupit. Näiteks küsisime juhtidelt, et kuidas nad hindavad oma hakkamasaamist kriisis – 70% vastas, et hindavad oma kriisiga toimetulekut heaks. Küsisime ka kõikidelt ettevõtet töötajatelt, kas nad tunnevad, et Omniva hoolib neist – väga tore oli tõdeda, et 70% vastas, et hoolib või hoolib väga. Kvartaalne e-NPS’i mõõtmine on meil hetkel pooleli, aga kui ma viimane kord tulemusi piilusin, siis see oli kõrgem kui I kvartalis kus selle mõõtmine jäi kriisi eelsesse aega.”

Teel kriisit kriisijärgsesse maailma

Hetkel on Signel käsil kriisist väljumise plaani tutvustamine juhtidele ning seejärjel plaani elluviimine vastavalt seatud mõõdikutele – tagasiminek normaalse töökorralduse juurde toimub lainetes ning kui tagasipöördunute haigestumiste hulk ei kasva, saab piiranguid järjest leevendada. Kuna paljude jaoks on kodust töötamine ka tõenäoliselt muutunud millekski, millest nad ehk ei soovigi loobuda, tuleb Signe sõnul ka seda arvestada ja vajadusel võimaldada. 

Meid huvitab aga ka Teie arvamus? Kuidas kriisiks ettevalmistumine Teie ettevõttes toimus? Kui suur oli erinevus kriisiplaani ja tegelikkuse vahel, kui palju pidi plaani muutma? Kuidas toetasite oma töötajaid ning lõite turvatunnet ajal, kui kõik on ebakindel ja ärev? Ja kuidas planeerite kriisist väljumist?

Meist

TalentHub on värbamisagentuur, mille asutajateks on pikaajalise inhouse-kogemusega personalieksperdid Reet Kaurit ja Käthe-Riin Tull. Olles oma klientidele partneriks erinevates personaliküsimustes, on TalenHubi lähenemine värbamisele keskendunud läbipaistvusele ning andmetepõhisusele. Oma podcastidega soovime värbamis- ning personalitööga seotud teadmisi ka laiemalt jagada.