Mis on kaugtöö ja kuidas seda edukalt teha?

Mis on kaugtöö ja mida see endast kujutab? Millised on kaugtöö miinused ja plussid? Millega peab ettevõte arvestama, kui plaanib minna kaugtööle? Ja mida pidada silmas siis, kui seda tuleb teha ootamatult? TalentHub’i üheksanda podcasti külaliseks on Toggli endine personalijuht Evelin Andrespok. 

Personalitööni viis huvi ja julgus proovida uusi asju

Kui Evelin väike oli, siis ta ei teadnud veel, kelleks ta suurena saada tahab, kuid keskkoolis tekkis tal sügav huvi ajakirjanduse vastu – küll sai toimetatud nii koolilehte kui ka maakonnalehe noortelisa. Hiljem õppis ta ka Tartu Ülikoolis ajakirjandust. See polnud kaugeltki kõik – edasi läks Evelin Ameerikasse ja õppis politoloogiat ja rahvusvahelisi suhteid ning magistrikraadi tegi üldse arengukoostöö erialal. Personalivaldkonda jõudis Evelin läbi Toggli, kuhu ta kontoriassistendi kohale tööle kandideeris:

“See oli tõesti täielik juhus. Tol ajal olin ma pikalt töötanud mittetulundusühingus ja kuna selles sektoris on töö projektipõhine, on töökeskkond üsna ebastabiilne. Kui ma siis nägin, et Toggl otsib kontoriassistenti, otsustasin kandideerida. Kandideerimine oli väga lihtne, lihtsalt tuli teha online test ja ma mõtlesin, et okei, proovime, mis ikka juhtuda saab. Juhtus, et sain selle töö,” räägib Evelin ning lisab, et kuigi ta ei olnud personalijuht, olid tema ülesanneteks kõik asjad, mis puudutasid office managementi, alates värbamislepingutest lõpetades team buildingu ja kultuuriga.

Täna on Toggl’i People Ops tiimis kolm inimest – lisaks personalijuhile, mille rolli Evelin alles hiljuti täitis, kuuluvad meeskonda ka üks sisekommunikatsiooni inimene ning üks team building mänedžer: “Need kaks viimast positsiooni on kaugtöö puhul eriti olulised, sest kui sul inimesed töötavad erinevates kohtades ja erinevatel aegadel, on väga oluline, et kommunikatsioon toimuks. Samuti on oluline, et keegi hoiaks silma peal tiimitundel ja korraldaks üritusi,” selgitab Evelin võib-olla natuke ebatraditsioonilisi rolle võrreldes tavapäraste HR-tiimide ülesehitusega.  

Mis on kaugtöö ja kuidas Toggl sellega alustas?

Evelin defineerib kaugtööd kui sellist tööd, kus sa ei tööta oma tiimiga igapäevaselt koos: “Kaugtöö ei pea tähendama seda, et ettevõttel ei ole üldse kontorit. Samuti on kaugtöö vorme mitmeid – ka see, kui sa iga reede kodust töötad on kaugtöö. See sõltub hästi palju ettevõttest. Minu jaoks on aga kaugtöö paindlikkus – see, et ma saan oma elu, oma otsuseid ja oma päeva ise kontrollida, see on kaugtöö tuum. Ma ei pea kontoris käima ja võin töötada kas kodust, koostöötamiskeskusest (coworking space) või näiteks kohvikust.” Kuidas Toggl aga kaugtööga üldse algust tegi?  

“Kui üldistada, siis see toimus kahe asja koosmõjul. Esimene neist on see, et me võtsime kasutusele testipõhise värbamise – näed kuulutust, täidad online testi ja alles siis kui test on hästi tehtud, liigud edasi järgmisesse vooru. Teine asi seal kõrval oli arusaam, et selliselt värvates me ei pea end piiritlema Eesti turuga vaid saame püüda talente tervest maailmast –  mõte selle taga oli, et kui meil on globaalne toode, siis meie töötajad võiksid samuti globaalsed olla.”

Evelin nendib, et muidugi see ei juhtunud kõik kohe, vaid inimesi lisandus alguses vähehaaval, siis aga aina rohkem: “See hetk, kui me jõudsime olukorda, kus meil oli rohkem inimesi väljastpoolt Eestit kui neid, kes Eestis töötasid, oli umbes kaks aasta jooksul. Olukorras, kus näiteks kõik su tiimiliikmed töötavad remotely ning otseset vajadust kontorisse tulla enam ei ole, saigi kaugtöö Toggli peamiseks tööviisiks. Kuigi Togglil on endiselt ka füüsiline kontor olemas, ei ole seal alalisi töötajaid.” 

Mida kaugtöö puhul arvestama peab? 

Kaugtöö edukaks õnnestumiseks peab tähelepanu pöörama kolmele faktorile: usaldus, suhtlus ja tehnoloogiline valmidus, millest viimast on võib-olla ehk isegi kõige lihtsam luua: “Me olime alguses näiteks igasugu koosolekute pidamisega hädas, et kuidas siis ikkagi kõige parem neid üle veebi on teha. Proovisime isegi stuudiovalgust paar korda. Praegu kasutame ZOOMi, mida kindlasti soovitan, sest seal saab ka näiteks webinare korraldada. Personali poole pealt on kindlasti Bamboo HR.” Keda teema sügavamalt huvitab, siis Evelin on oma blogis tööriistades ka pikemalt kirjutanud.

Usalduse poole pealt toob Evelin välja on one-on-one’ide olulisuse: “Me oleme päris palju teinud tööd oma juhtidega, et kuidas teha üks-ühele vestlusi video teel, sest seal on ikkagi mingisugused erisused – raske on näha näiteks kuidas inimesel päriselt läheb, kas ta on motiveeritud või norgu vajunud. Kõige olulisem on aga, et juhid teeksid neid vestlusi ja alati küsiksid inimeselt ta käekäigu kohta, mitte ei prooviks kuskilt ridade vahelt seda välja lugeda.”

Ning kui rääkida suhtlusest, siis peab rääkima dokumenteerimisest: “Dokumenteerimine on ülioluline selles suhtes, et inimesel ei ole võimalust minna ja koputada kellegi õla peale, et paluda kiiresti seletada, kuidas mõni asi käib. Muidugi – alati saab küsida Slackis, aga parem ükskord asjad korralikult kirja panna, kui pärast kümme korda seda üle seletada. Dokumenteerimine annab inimestele võimaluse iseseisvalt töötada ja vähendab ebavajalikku sõltuvust teistest.” 

Millised on kaugtöö murekohad?

On mitmeid uuringuid, mis ütlevad, et kontorist eemal tööd tegevad inimesed teevad liiga palju või liiga vähe tööd. Evelini sõnul on sellega nii ja naa: “Ka meie rahuloluuuringust on välja tulnud see, et inimestel on raske end tööst välja lülitada. Aga siin ei aitagi midagi muud kui enda jaoks piiride kehtestamine. Me võime ettevõttena öelda, et me ei oota inimestelt õhtul meilidele vastamist, aga kui ta seda ikkagi teeb? Mis veel aitab on endale hobide leidmine, mis väljaspool tööaega aitaks aega sisustada.”

Mis puutub liiga vähe töö tegemist, siis Evelini seisukoht on järgmine: “Jah, see on põhiküsimus, mida alati küsitakse, et kuidas sa ikka tead, et inimene üldse tööd teeb, kui ta kodus on. Ja siiamaani see küsimus paneb mind natuke hämmastuma, sest kuidas sa tead, et ta kontoris tööd teeb? Kontoris istumine ju ka tingimata töö tegemine. Sa pead vaatama, kas töö on tehtud või ei ole, ja kui sa aru ei saa, siis ilmselt ei ole ülesanded väga selgelt kokku lepitud või planeeritud.”

Samuti on inimesed, kes kaugtööd teevad, uuringutes välja toonud üksilduse. Evelini sõnul see võib tekkida küll: “Meil on inimlik vajadus teiste inimestega suhelda. Muu ei aitagi kui see, et sa pead kodust välja saama, leidma hobisid või siis nagu paljud tänapäeval – käima vahepeal koostöökeskuses tööd tegemas. See on asi, mida nii inimene ise kui ka tema juht peavad jälgima, sest kodus istumine muudab ka antisotsiaalseks – suhtlusoskusi tuleb pidevalt käigus hoida.”

Mida peaks kaugtööle minemist planeerides arvestama?

Praeguses kriisiolukorras on paljud ettevõtted läinud kaugtööle pigem olude sunnil kui planeeritud sammuna. Evelini sõnul on kõige tähtsam omavahel läbi rääkida vastastikused ootused: “See tekitab usalduse ja hoiab ära selle politseiriigi õhkkonna, kus inimene tunneb, et teda kontrollitakse ja et ta peab minutipealt oma aega trackima, muidu kaheldakse, kas ta teeb tööd.”

Teine asi on Evelini sõnul info kättesaadavus: “Kuigi paljudes asutustes on turvanõuded, on alati võimalik mingi lahendus leida, kuidas dokumente ja infot turvaliselt jagada. Selleks, et inimesed igapäevaselt suhelda saaks, võib ajutiselt kasvõi Skype’i või Slack’i tasuta versioone kasutada, kus inimesed oma isikliku konto alt suhelda saavad. Samuti aitab, kui näiteks kokku leppida mingi aeg, millal kõik kättesaadavad on ja see, kui inimesed saavad tehniliste probleemide puhul tuge küsida või et keegi neil asju üle veebi üles seada aitab.”

Kui nüüd rääkida tavaolukorrast, kus kaugtööle minek on samm, mida ettevõte planeerib, siis lisaks ootuste läbirääkimisele ja infovahetuse läbimõtlemisele peaksid ettevõtted mõtlema ka lepingutele ja kuludele: “Kaugtöö puhul tihti arvatakse, et see on odavam, sest ei pea ju kontorit rentima – Togglis aga me näiteks ostame inimesel laua, tooli, arvuti ja kõik muu, mida ta töö tegemiseks vajab. Mis puutub lepingutesse, siis seal on samuti palju küsimusi, mis vajavad lahendamist – riigiti erinevad lepinguformaadid, raamatupidamis- ja maksuteemad. See on nii pikka teema, et sellest võiks eraldi saate teha. Ütlen pigem, et kui keegi selles osas nõu tahab küsida, siis võib mulle isiklikult kirjutada.”

Kommunikatsioon on kõige olulisem

Kuigi kaugtöö võib paista hirmutavana ja seda kindlasti olukorras, kus kaugtööle on vaja olnud liikuda ilma ettevalmistuseta, usub Evelin, et rahuliku meele ja mõistlikkusega lahendab palju mured. Inspiratsiooni saamiseks võib lugeda näiteks WordPressi looja Matt Mullenwegi kirjutisi või Basecampi asutaja Jason Friedi feedi. 

Lisaks soovib Evelin ettevõtetele südamele panna, et nad panustaksid kommunikatsiooni: “Kõige raskem on kommunikatsioon tööle saada, aga kui see ei toimi, siis see on suur komistuskivi. Teine asi on see, et inimestega on vaja rääkida ja nende muresid kuulata, proovida leida lahendusi ja mitte mingil juhul inimest ta murega üksi jätta.”

Kuula meie hiljutist podcast´i episoodi Wise´i kontoritiimi juhi Ann Antoniga SIIT.

Meist

TalentHub on värbamisagentuur, mille asutajateks on pikaajalise inhouse-kogemusega personalieksperdid Reet Kaurit ja Käthe-Riin Tull. Olles oma klientidele partneriks erinevates personaliküsimustes, on TalenHubi lähenemine värbamisele keskendunud läbipaistvusele ning andmetepõhisusele. Oma podcastidega soovime värbamis- ning personalitööga seotud teadmisi ka laiemalt jagada.